En la era digital actual, el fenómeno conocido como Shadow IT se ha convertido en un aspecto omnipresente en las organizaciones modernas. Este término describe el uso de tecnologías y servicios informáticos que, aunque son adquiridos y utilizados por individuos o departamentos, escapan al control del equipo oficial de Tecnologías de la Información (TI). Aunque inicialmente podría parecer que el Shadow IT representa un reto a ser eliminado, en realidad, los líderes tecnológicos tienen ante sí la oportunidad de canalizar su potencial para fomentar la innovación dentro de un marco de control.
El Shadow IT surge, en muchos casos, como una respuesta a la percepción de que los departamentos de TI frenan más de lo que facilitan. En la búsqueda de resultados rápidos y eficaces, las unidades de negocio suelen rechazar los procesos largos y burocráticos a los que se asocia muchas veces al departamento TI, prefiriendo así soluciones que pueden implementar de manera inmediata. Sin embargo, no se trata de un simple capricho empresarial, sino de una muestra de la agilidad empresarial que caracteriza a las organizaciones dinámicas.
A pesar de los beneficios de esta agilidad, no hay que subestimar los riesgos de permitir que el Shadow IT opere sin límites. Los principales desafíos incluyen el aumento de costes innecesarios, riesgos significativos de seguridad y cumplimiento, fragmentación de herramientas que generan silos de información, dependencia de proveedores y un desperdicio generalizado de tiempo y recursos. Estos riesgos no solo pueden comprometer la seguridad organizativa, sino también entorpecer su capacidad para innovar y transformarse digitalmente.
Por tanto, surgen tres estrategias clave para convertir el Shadow IT en un activo empresarial en lugar de un pasivo. La primera es desarrollar un «Buscador de soluciones» aprobado por TI, que funcione como un mercado interno de soluciones tecnológicas validadas, permitiendo a los equipos elegir herramientas de forma rápida y segura. La segunda estrategia contempla la asignación de presupuestos protegidos para la innovación del usuario, donde las unidades de negocio pueden dedicar parte de sus recursos a soluciones propias, siempre bajo la supervisión técnica del departamento de TI. Por último, la aplicación de una «tasa DARC» en decisiones de alto riesgo, que impone cargos adicionales a soluciones adquiridas sin la revisión adecuada, puede ser una medida disuasoria efectiva y aprovechar los fondos recaudados para mejorar la seguridad o fomentar la innovación.
Es crucial que TI y las líneas de negocio trabajen en conjunto, estableciendo una relación basada en la colaboración más que en el control. Eliminar el Shadow IT no es realista, pero convertirlo en una oportunidad es la verdadera meta. En lugar de ser vistos como vigilantes, los líderes de TI deben posicionarse como aliados y facilitadores de la innovación. Al adoptar un enfoque colaborativo, los CIO pueden guiar a sus organizaciones hacia una gestión más eficiente y segura de la tecnología, transformando posibles conflictos en oportunidades para crecer y avanzar juntos.
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