La práctica de solicitar copias del Documento Nacional de Identidad (DNI) por parte de las empresas para diversas gestiones puede resultar en sanciones. Aunque muchas compañías siguen pidiendo esta documentación, es fundamental conocer cuándo es legal hacerlo y cuándo no.
¿Es adecuado pedir copias del DNI?
En términos generales, no es recomendable que las empresas soliciten copias del DNI, salvo en situaciones específicas. El DNI contiene información personal que en la mayoría de los casos no es necesaria para las empresas. Por ejemplo, los nombres de los padres no tienen relevancia en la mayoría de las gestiones empresariales. Según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), recoger datos innecesarios es una violación de las normativas de privacidad. Lo correcto es verificar los datos sin necesidad de fotocopiar el documento.
Casos en los que se puede fotocopiar el DNI
Existen situaciones donde es necesario solicitar el DNI para asegurar la legitimidad de una transacción o proceso. Los casos más comunes son:
- Contratación de nuevos empleados: Es indispensable para verificar la legalidad de la contratación, cumpliendo con normas laborales específicas.
- Apertura de cuentas en entidades financieras: Previene fraudes o suplantaciones de identidad.
- Celebración de contratos o acuerdos comerciales: Es crucial para identificar a las partes involucradas en el negocio.
- Obligaciones fiscales y legales: Dependiendo del objetivo del negocio, puede ser obligatorio conservar datos identificativos de clientes o proveedores.
Contra el uso indiscriminado de copias del DNI
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha intervenido ante el uso descontrolado de copias del DNI, publicando el informe 48/2023 para analizar el problema. Varias consultorías de protección de datos han advertido sobre los riesgos de suplantaciones debido al conocimiento de datos sensibles, así como el incumplimiento de normas de borrado seguro y los plazos de almacenamiento de datos.
La AEPD destaca que, aunque el DNI es útil para identificar personas, no todos los datos contenidos son necesarios para todas las gestiones. Por ejemplo, ha emitido instrucciones al sector hotelero para que se centren únicamente en los datos requeridos por la policía, eliminando la necesidad de copias completas del DNI.
Además, la AEPD indica que al publicar actos administrativos o de otra índole, el número del DNI no debe aparecer completo. Esto contrasta con la práctica de publicar el censo electoral, accesible a todo el mundo y utilizado por partidos políticos, lo que sugiere que la AEPD aún podría ajustar sus regulaciones al respecto.
Recomendaciones para las empresas
Ante el riesgo de sanciones, se aconseja que las empresas busquen el apoyo legal de una asesoría de protección de datos antes de solicitar copias del DNI a trabajadores o clientes. Cumplir con el Real Decreto 522/2006, que suprime la necesidad de fotocopias de documentos de identidad en procedimientos administrativos, es crucial. Además, la Plataforma de Intermediación permite verificar datos sin necesidad de solicitar documentos físicos, facilitando la conformidad con las regulaciones.
Para más información, consulta el Real Decreto en el BOE o accede al Servicio de Verificación y Consulta de Datos.
Conclusión
La práctica de pedir copias del DNI debe ser cuidadosamente evaluada para cumplir con el RGPD y evitar sanciones. Las empresas deben centrarse en la recolección de datos mínimos necesarios y buscar alternativas como la verificación electrónica para proteger la privacidad de las personas y asegurar el cumplimiento legal.
