En un movimiento que ha generado expectación, Microsoft ha comenzado en 2025 la implementación de una nueva política que afecta significativamente a las cuentas de OneDrive sin licencia. A partir de ahora, las cuentas vinculadas a usuarios sin una licencia activa de Microsoft 365 serán archivadas, restringiendo su acceso a no ser que se habilite una facturación específica. Este despliegue, que se completará en los próximos meses, constituye un cambio crucial para administradores y empresas dentro del ecosistema de Microsoft 365.

Este cambio surge como respuesta al uso de almacenamiento sin pago. Cuando un usuario pierde su licencia de Microsoft 365, el almacenamiento en OneDrive permanece operativo. Desde la perspectiva de Microsoft, esto representa una utilización de recursos sin coste alguno, lo que ha llevado a la decisión de archivar las cuentas no licenciadas desde enero de 2025.

El proceso de archivo y eliminación varía según la fecha en que la cuenta quedó sin licencia. Las cuentas no licenciadas antes del 28 de julio de 2025, entrarán en modo solo lectura el 26 de septiembre, siendo archivadas el 29 de octubre del mismo año. Solo los administradores podrán verlas, pero el acceso al contenido requerirá facturación. Por otro lado, las cuentas sin licencia después del 28 de julio de 2025 estarán sujetas a diferentes procesos según tengan o no políticas de retención vigentes.

El acceso a los datos archivados no será gratuito. Microsoft ha establecido que reactivar el acceso costará 0,60 dólares por GB durante un mes. Si la información no se elimina dentro de ese período, el coste será de 0,05 dólares por GB al mes. Así, revisar una cuenta de 100 GB implicaría un gasto de 60 dólares por solo 30 días de acceso.

Para ayudar a los administradores en este cambio, Microsoft ha habilitado un informe específico dentro del Centro de administración de SharePoint. Desde este panel, es posible revisar el estado de las cuentas, el almacenamiento utilizado, los motivos de la falta de licencia y el calendario para el archivo o eliminación. Herramientas como PowerShell y scripts gratuitos facilitarán la detección y gestión automatizada.

Para evitar sorpresas, se recomienda a los administradores revisar los informes de OneDrive, limpiar cuentas antiguas y decidir qué datos conservar. No actuar a tiempo podría resultar en facturas elevadas para recuperar datos. En última instancia, esta nueva política exige una gestión más proactiva del almacenamiento y la facturación en la nube, instando a los usuarios a revisar y gestionar cuentas inactivas para evitar pérdidas de información y costos innecesarios.

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